Pokyny pro ukládání dokumentů: vytváření souborů a jejich aktuální uložení
Pokračujeme v sérii článků věnovaných vývoji pokynů pro ukládání dokumentů. Jeho pátá část popisuje, jak by měly být dokumenty organizace sestavovány do souborů a ukládány do strukturních jednotek, než budou přeneseny do archivu.
Tato sekce je primárně určena nikoli tajemníkům-archivářům, ale všem zaměstnancům organizace, v jejíž činnosti určité dokumenty vznikají. Právě v něm je stanoveno, že vyhotovené dokumenty musí být zakládány do souborů v určité posloupnosti – chronologické, logické, abecední nebo jejich kombinaci. Každý typ dokumentu má svá vlastní pravidla pro vytváření případů.
Kategorie případů
Případy ve strukturálních děleních jsou tvořeny v souladu s nomenklaturou případů. Každá divize má svou vlastní nomenklaturní sekci. V hovorové řeči můžete použít slovo „složky“: jeden název případu podle nomenklatury – jedna složka s dokumenty.
Existuje několik kategorií případů:
- trvalé úložiště souborů;
- soubory s dočasnou (nad 10 let) dobou uložení;
- personální záležitosti;
- soubory s dočasnou (až 10 let včetně) dobou uložení.
V jednom případě nelze míchat dokumenty různých kategorií. Například příkaz k přijetí do zaměstnání a příkaz ke změně obsazení stolu nelze uložit do jednoho souboru – jedná se o dokumenty různých kategorií: personál a trvalé úložiště.
Obecně se případy při vytváření seznamu případů rozdělují do kategorií. Ale i při každodenní práci si toto pravidlo musíte pamatovat, abyste náhodou nezařadili dokument do složky „někoho jiného“.
Obecná pravidla pro formování pouzder
Existují obecná pravidla pro vytváření souborů, která otevírají pátou sekci pokynů pro ukládání dokumentů. Při každodenním podávání dokumentů musíte:
- zakládat pouze provedené dokumenty, každý do své složky podle seznamu případů;
- zakládat do spisu pouze originály dokumentů a odstraňovat nepotřebné kopie a koncepty;
- zakládat do spisu dokumenty, které jsou podepsané a správně vyhotovené, mají právní moc atd.
Zaměstnanci oddělení nezakládají pouze provedené dokumenty do kartoték. Postupně se tvoří svazky a pracovníci (a ne někdy později archivář!) musí svazky jednoho souboru od sebe oddělit. Pokud to budete dělat v průběhu roku, uzavření seznamu případů v lednu bude snadné, protože všechny úložné jednotky již budou připraveny.
Autor pokynu musí zajistit, aby jeho text obsahoval následující pravidla:
- papírové soubory jsou sestavovány do svazků, z nichž každý by neměl obsahovat více než 250 listů;
- Jakmile svazek „naroste“, zaměstnanec oddělení odpovědný za kancelářskou práci jej fyzicky oddělí od zbývajících dokumentů případu a připojí nálepku s označením:
– poslední data svazku;
– počet listů ve svazku.
To se týká případů, které budou převedeny do archivu a zohledněny v inventurách: případy trvalé, dočasné (nad 10 let) doby uložení a personál.
Pro případy s dobou skladování do 10 let včetně jsou pravidla jednodušší:
- soubor může obsahovat více než 250 listů o objemu do 10 cm;
- Na nálepce připojené ke svazku nemusíte uvádět termíny a počet listů.
Formování různých typů dokumentů do souborů
Poskytujeme univerzální sadu dokumentů, jejichž pravidla pro tvorbu jsou stanovena v pokynech pro ukládání dokumentů. Organizace může tento soubor doplnit o další dokumenty.
Místní předpisy
Je-li místní regulační akt (dále jen LNA) osobně schválen vedoucím (to je určeno slovem „SCHVÁLIT“ ve schvalovacím razítku), pak jsou takové LNA formovány do samostatných případů. Obvykle je každé nařízení samostatnou záležitostí. Předpisy stejného typu (ustanovení o útvarech, ustanovení o součinnosti s dispečerskými službami zhotovitelů apod.) lze založit do samostatného souboru, ve kterém jsou uspořádány podle data schválení.
Předpisy schválené objednávkami (slovo „SCHVÁLENO“ a evidenční údaje objednávky v razítku) jsou přílohami a nedílnou součástí objednávek, které je schválily, a zakládají se spolu s nimi do spisu.
E.N. kozhanová,
specialista na předškolní vzdělávací instituce a vedení personální evidence
Materiál je publikován částečně. V plném znění je k přečtení v časopise „Secretary-Referent“ č. 6, 2022.
Další informace:
- Pokyny pro ukládání dokumentů: vytvoření a údržba seznamu souborů
- Vlastnosti dokumentování fyzického zničení dokumentů