Jak jsou staré dokumenty restaurovány v Hlavním archivu. Zaměstnanci sdíleli tajemství své práce – Rambler/novinky

Hlavní archiv hlavního města aktivně rozvíjí online službu „Moje rodina“, díky které se můžete dozvědět o svých předrevolučních příbuzných. Matriční knihy jsou pečlivě uloženy v budově v ulici Profsoyuznaya. Zde jsou naskenovány a zveřejněny online. Podívali jsme se, jak pracují s vzácnostmi v laboratořích Glavarkhiv.

Hlavní archiv Moskvy je vybaven nejmodernější technologií. Například existuje zařízení určené pro práci s velkými dokumenty (mapy, schémata, výkresy) a speciální skenery pro získávání elektronických kopií z mikrofilmů.

„V současné době digitalizujeme archivní dokumenty související s online službou ‚Moje rodina‘,“ vysvětluje Elena Chindina, zástupkyně vedoucího laboratoře pro uchovávání archivních dokumentů. – Pomocí těchto kopií budou lidé moci najít příbuzné nebo dohledat jejich genealogii. Jde především o církevní matriky, kde se dříve zapisovala data narození, úmrtí a sňatku. Pracujeme podle plánu – ročně vyrobíme asi milion digitálních kopií.“

Specialisté položí opotřebované matriční knihy na povrch velkého skeneru a přitlačí je sklem. Aby nedošlo k poškození dokumentů, je zařízení vybaveno knižní kolébkou – ta umožňuje, aby rozložené listy byly vždy ve stejné rovině. Přijaté elektronické kopie jsou přeneseny na servery Glavarkhiv a poté jsou veřejně dostupné na webových stránkách cgamos.ru. Pomocí tohoto zdroje můžete najít informace o Moskvanech, kteří žili v hlavním městě před rokem 1917. Mimochodem, archiv obsahuje matriky narozených, křtin a sňatků slavných básníků a spisovatelů. Mezi nimi Alexander Puškin, Michail Lermontov, Fjodor Dostojevskij a Boris Pasternak. Tyto dokumenty obsahují mnoho zajímavých informací. Například v záznamech o narození často kromě jmen uváděli město nebo vesnici, kde se dítě narodilo, jeho třídu a povolání rodičů. Dnes má stránka více než 2 miliony lidí.

Obzvláště cenné a unikátní dokumenty jsou kopírovány na fotografický film v Hlavním archivu.

„Film má mnoho výhod,“ vysvětluje Elena Chindina. – V první řadě je jeho skladovatelnost více než 300 let. Druhým je, že obraz na filmu nelze změnit. Navíc je takový film snadno čitelný bez použití složitých technických prostředků. Můžete použít jednoduchou lupu.”

Negativa pojistného fondu jsou nedotknutelná – tyto mikrofilmy jsou umístěny ve speciálním skladovacím zařízení. V čítárně můžete také získat pozitivní mikrofilmy k prohlížení na speciálním zařízení a dokonce si objednat elektronické kopie filmových políček.

Míříme do restaurátorského oddělení Hlavního archivu, kde je ročně restaurováno více než 100 tisíc listů archiválií.

„Při práci s archivními papíry používáme dvě metody – ruční a mechanizovanou,“ říká vedoucí oddělení Victoria Přívalová.

Před našima očima je do speciálního zařízení umístěn pruh starých novin s chybějícím fragmentem.

„Nejprve dokument vyčistíme, přizpůsobíme hmotu papíru barvě a položíme jej na pracovní plochu,“ vysvětluje specialista. – Nádoba se naplní vodou, načež čerpadla odstraní veškerou přebytečnou vlhkost a papírová drť se usadí na chybějící části listu. Nezbývá než dokument vysušit, vylisovat a můžete s ním pracovat.“

Opravdu, za pouhých pár minut získala stará novinová stránka svůj známý tvar. Navíc v místě, kde byl chybějící fragment, nezůstaly žádné spáry, nyní je to jediný list papíru. V laboratoři je i nízkotlaký stůl, na kterém lze restaurovat dokumenty a oddělovat slepené listy od sebe. V poslední době bylo k restaurování přijato mnoho dokumentů z válečných let – dopisy, oznámení, deníky vojáků. Každá vzácnost vyžaduje individuální přístup.

„Pokud má dokument plynulý text, není navlhčený. „Obnovují to ručně na stole s osvětlením pomocí skalpelu a lepidla,“ vysvětluje Victoria Přívalová.

Z článku se dozvíte o důležitých bodech souvisejících s uspořádáním a opravou archivní místnosti, jaké požadavky je třeba vzít v úvahu při výběru materiálů, nábytku a vybavení a jak uspořádat místnost z hlediska pohodlí a vytvoření navigace v archivu.

URČUJEME PROSTOR PRO ARCHIV

Není žádným tajemstvím, že v relativně malých organizacích jsou kanceláře umístěné daleko od centrální části kanceláře často využívány jako prostory pro ukládání archiválií. Přitom samotné prostory z hlediska technického vybavení a stavu zanechávají mnoho přání. V takových podmínkách časem nejenom uložená dokumentace ztrácí svůj původní vzhled, ale i samotné prostory vyžadují sledování technického stavu:

• jednou za rok při provádění sanitárního a hygienického ošetření prostor archivu;

• jednou za 5 let při kontrole dostupnosti a stavu dokladů.

Opravy se provádějí jak ve stávajících archivních skladech, tak v prostorách, kde se plánuje umístění dokumentace (při přestěhování organizace do jiné kanceláře, rozšíření apod.).

Provádění oprav v použité archivní místnosti je složitý a zdlouhavý proces, ale poskytuje řadu příležitostí:

• při přesouvání dokumentace k dočasnému uložení (po dobu opravy) můžete zjistit poškození dokumentace, které nebylo dříve patrné;

• při přenosu složek je pohodlná možnost vybrat dokumenty s prošlou dobou uložení, aby se po opravě nevkládaly zpět do archivu;

• v případě potřeby můžete pro větší pohodlí změnit plán rozmístění regálů, provést práce na optimalizaci prostor (instalace ventilace, výměna svítidel atd.), objednat (změnit) vybavení: děliče pro složky, boxy pro ukládání elektronických dokumentů , identifikační štítky na regálech, štaflích.

Takový „generální úklid“ archivu, pokud je dobře proveden, vám umožní uchovat dokumentaci v požadované podobě a poskytne prostorům udržovaný vzhled na dlouhou dobu.

Opravné práce jak v prázdné místnosti, tak v místnosti zaplněné dokumentací je nutné provádět s přihlédnutím k požadavkům na uložení archiválií, které bohužel nejsou vždy dodrženy. Jak ukazují kontroly, „praktický styl vývoje (přizpůsobení) prostor pro archivní služby je ve většině případů povrchní a neprofesionální“, proto by příprava a realizace oprav měly být prováděny pod vedením odborníka odpovědného za organizaci archiv.

◙ Co dělat s dokumentací? Tento problém bude nutné nejprve vyřešit.

Existují dva způsoby, jak přesunout dokumentaci, jakož i prvky zařízení a konstrukcí, a zajistit tak jejich bezpečnost:

• upravit jinou vhodnou místnost pro dočasné uskladnění;

• využívat službu dočasného úložiště mimo organizaci (outsourcing).

V prvním případě je nutné vyhodnotit objem dokumentace a mzdové náklady na její přesun, ve druhém – finanční možnosti společnosti. Při výběru druhé možnosti se náklady výrazně zvyšují, protože kromě měsíční platby za vzdálené úložiště budete muset platit také za odstranění a přepravu dokumentace.

◙ Výpočet plochy archivu. Pokud archivní místnost teprve zařizujete, je důležité vypočítat její plochu. Pro usnadnění výpočtu oblastí potřebných pro archivaci vyvinuli specialisté následující metodiku:

Pro výpočet je také nutné znát počet případů uložených v archivu a podléhajících uložení a také vzít v úvahu, kolik nových případů přibude v následujících letech (od tří do pěti let).

Příklad výpočtu. Řekněme, že archiv obsahuje dočasné (nad 10 let) a trvalé úložné soubory. Každý rok je vygenerováno 60 dočasných (nad 10 let) úložných souborů a 45 trvalých úložných souborů (počet je převzat ze seznamu souborů organizace). V tomto případě budete k umístění souborů vytvořených v průběhu jednoho roku do archivu organizace potřebovat 3,5 police ve stojanu dlouhém 1 metr: na každé 30 složek typu „Crown“. To znamená, že po dobu 5 let budete potřebovat 17,5 police. Počet potřebných polic zaokrouhlíme na celé číslo: minimálně 4 police regálu je nutné ponechat jako rezervu. Při pravidelném ničení pouzder, kterým uplynula doba uložení, zaberou volné místo v regálech nově přijatá pouzdra.

◙ Požadavky na prostory archivu. Ne všechny prostory jsou vhodné pro ukládání archiválií.

Není dovoleno užívat chátrající, vlhké, nevytápěné prostory, které nesplňují hygienické a hygienické požadavky, jakož i prostory objektu, kde sídlí provozovny veřejného stravování, sklady potravin a organizace skladující agresivní a hořlavé látky nebo používající nebezpečné nebo chemické technologie.

Prostory archivu musí být požárně bezpečné, zaručeně chráněny před zaplavením a musí mít nouzový východ. V prostorách by neměly být žádné hlavní rozvody plynu nebo vody.

Před umístěním dokumentů do něj musí být prostory archivu po přezkoušení zvláštní komisí přijaty k užívání. Zkouška hodnotí stav prostor a určuje jejich vhodnost. V komisi jsou zástupci archivních, provozních, požárních, bezpečnostních, hygienických a dalších specializovaných služeb. Výsledky vyšetření jsou zdokumentovány v zákoně.

Zapojení ve skladech musí být skryty, zásuvky musí být utěsněny, přenosná elektrická zařízení musí mít šňůry s pryžovou izolací.

Obecné a podlahové spínače umístěn mimo skladovací prostory. Svítidla musí být pokryta pevnými stínidly.

Ve skladech je zakázáno používat oheň, topná zařízení a umisťovat cizí předměty.

Opravy a montážní práce jsou prováděny v souladu s ochrannými opatřeními, zabezpečením a bezpečností dokumentů. Místnost archivu musí být vybavena požární a bezpečnostní alarm.

Absence oken je povolena, pokud je ve skladu přirozené nebo umělé větrání, které zajišťuje 2-3 výměny vzduchu za hodinu. Ve skladovacích prostorách vybavených klimatizačními systémy musí být udržovány optimální teplotní a vlhkostní podmínky s ohledem na konkrétní typy dokumentů: pro papírové dokumenty – teplota 17–19 °C, relativní vlhkost vzduchu 50–55 %; pro černobílé filmové materiály – 15 °C a 40–55 %), pro barevné – 2–5 °C a 40–55 %; pro dokumenty na magnetických páskách a diskových médiích – 15–20 °C a 50–65 %. Teplotní a vlhkostní podmínky jsou řízeny pomocí teploměrů a vlhkoměrů.

VYTVOŘÍME ARCHIVNÍ NAVIGACI

◙ Kreslíme dispoziční schéma archivního fondu. Na základě výpočtů plochy archivu nakreslíme (nebo ručně) grafické schéma umístění finančních prostředků v nových skladech, tzn. na plánu rozmístění regálů uvedeme čísla finančních prostředků, které se plánují umístit na tuto regálovou plochu (Příklad 1). Ke grafickému plánu můžete přidat vhodné vysvětlivky (textové přepisy). Přítomnost a pečlivé vypracování takového schématu je jednou z podmínek pro kvalitní přesun velkého množství archiválií.

◙ Číslováme regály, police a kufry. Aby se předešlo zmatkům při uspořádání dokumentace po opravách, je nutné před zahájením opravy očíslovat všechny regály a police, pokud tak nebylo provedeno dříve. V každé jednotlivé místnosti mají regály a skříně své vlastní číslování: jsou číslovány v určitém pořadí zleva doprava od vchodu. Police na regálech a ve skříních jsou číslovány shora dolů zleva doprava (obr. 1).

U oboustranných regálů začíná číslování pouzder na jedné straně stěny, zasahuje až k vnějšímu okraji regálu a pokračuje na druhé straně.

◙ Sestavujeme regálové a akciové indexy s uvedením místa uložení dokumentů. Pro snazší vyhledávání dokumentů v archivu je nutné sestavit skladové a regálové topografické rejstříky. V tomto případě se sestavuje skladový topografický rejstříkový lístek zvlášť pro každý archivní fond (příklad 2) a pro každý regál se sestavuje policový topografický rejstříkový lístek (příklad 3).

◙ Požadavky na uspořádání regálů. Pro zaměstnance organizace je důležité, aby co nejrychleji našli potřebné dokumenty, a proto musí být při uspořádání regálů v místnosti splněny určité požadavky:

Pro uložení dokumentů s razítky s omezeným přístupem musí být ve skladu instalovány trezory nebo kovové skříně. Pro uložení takových dokumentů lze vyčlenit samostatné úložiště.

CO DALŠÍHO JE TŘEBA ZAJIŠŤOVAT PŘI ZALOŽENÍ ARCHIVU

◙ Požadavky na výběr materiálů. Jako specialista, který má na starosti archiv a podílí se na výběru materiálů, musíte uvést technické požadavky – zbytek nechte na profesionálech. Důležité je, aby se jednalo o certifikované materiály, které nesbírají prach a nejsou zdrojem prachu nebo agresivních chemikálií.

Správný výběr materiálů je nejdůležitější podmínkou úspěšné opravy. Při výběru materiálů pro rekonstrukci archivní místnosti je třeba vzít v úvahu, že existuje seznam materiálů podléhajících certifikaci5:

• 4863 – Klimatizační zařízení;

• 2388 – Barvy a laky;

• 3530 – Silové kabely pro stacionární instalace pro napětí nad 1 kV;

• 5331 – Kvalitní řezivo;

• 5620 – Speciální nábytek.

Pokud používáte necertifikované produkty, mohou nastat nepříjemné situace.

Například po špatně provedených opravách podlah v archivních skladech Archivní služby Novosibirské oblasti byly dokumenty neustále kontaminovány prachem, který se tvořil v důsledku zničení podlahové krytiny z kol vozíků, které se používají k transportní archivní soubory.

◙ Požadavky na vybavení archivní místnosti.

1. Dveře schodišť a výtahových hal musí být samozavírací s těsněním ve vybráních. Samozavírací zařízení dveří musí být v dobrém stavu6.

Archivní úložiště (s výjimkou archivních úložišť umístěných v chráněném prostoru) jsou vybavena dvířky se zvýšenou technickou odolností proti případnému nabourání, opatřena vysoce bezpečnostními zámky. Okna v přízemí musí být vybavena uzamykatelnými mřížemi. Dveře nouzových východů z chodeb, hal, foyer, vestibulů, schodišť a místností archivu se musí otevírat volně a ve směru východu z budovy, s výjimkou dveří, jejichž otevírání není upraveno požadavky regulačních dokumentů o požární bezpečnosti (bod 3.1 Zvláštních pravidel).

2. V místech křížení stěn, stropů a obvodových konstrukcí s různými inženýrskými sítěmi musí být vzniklé otvory a mezery utěsněny maltou nebo jinými nehořlavými materiály (článek 2.15 Zvláštních pravidel).

3. V archivních skladech, laboratořích-výrobě, skladech a kancelářích by měly být umístěny cedule s nápisy: „Odpovědnost za požární bezpečnost“, „V případě požáru volat telefonicky. “ (bod 2.16 Zvláštního Pravidla).

4. Koberce a běhouny na koberce v místnostech s velkým počtem osob (50 a více osob) musí být pevně připevněny k podlaze (článek 3.4 Zvláštních pravidel).

5. Prostory archivu musí být vybaveny primárními hasicími prostředky.

Hasicí přístroje. Všechny archivní skladovací prostory, laboratorní-výrobní, skladové a kancelářské prostory i technologické instalace musí být vybaveny hasicími přístroji, které je nutné použít k lokalizaci a likvidaci drobných požárů i požárů v počátečních stádiích rozvoje. V každém patře musí být umístěny minimálně dva ruční hasicí přístroje.

Při ochraně archivních skladovacích prostor používejte přednostně halonové a oxid uhličité hasicí přístroje s ohledem na maximální přípustnou koncentraci hasiva.

Prostory vybavené automatickým stacionárním hasicím zařízením jsou vybaveny 50 % hasicích přístrojů na základě jejich vypočteného množství. Vzdálenost od možného zdroje požáru k umístění hasicího přístroje by neměla přesáhnout 20 m (článek 9.5 Zvláštních pravidel). V tomto případě musí mít každý hasicí přístroj na karoserii nabarvené sériové číslo bílou barvou a také cestovní pas v předepsané podobě.

Hasicí přístroje by měly být umístěny na viditelných místech v blízkosti východů z prostor ve výšce nejvýše 1,5 m (článek 9.6 Zvláštních pravidel).

◙ Požadavky na požární bezpečnost.

◙ Požadavky na archivní nábytek. Archivní sklady musí být vybaveny kovovými policemi. Po dobu do rekonstrukce (opravy) budov (prostorů) archivního skladu je povoleno provozovat stávající stacionární dřevěné regály ošetřené retardéry hoření (bod 4.2 Zvláštních pravidel).

V prodeji najdete regály s elektrickým pohonem, pojízdné i stacionární, ale vzhledem k vysoké ceně prvních dvou jsou nejoblíbenější kovové policové archivační regály (obr. 2).

Takové stojany mají řadu výhod:

• minimální hmotnost konstrukce;

• možnost rozšíření sekcí;

• Regály lze dodatečně vybavit zadní a boční stěnou, přepážkami a omezovači.

Jako pomocné nebo speciální vybavení lze použít kovové skříně, trezory, skříňové regály, ale i přihrádkové boxy s kovovými přepážkami a policemi. Pro uložení vědeckých referenčních přístrojů a archivních záznamů je nutné zakoupit trezory nebo plechové skříně. Nechybí ani skříně pro ukládání elektronických dokumentů (obr. 3).

Související vybavení zahrnuje archivní vozíky (obr. 4) a štafle (obr. 5).

Nábytek a zařízení musí být instalovány tak, aby nepřekážely při evakuaci osob, šířka průchodů mezi zařízeními musí být nejméně 1 m.

V.S. Turkina,
tajemník-referent

Článek byl publikován v časopise „Secretary-Referent“ č. 9, 2016.

Další informace:

• Neexistuje žádný archiv, ale existují dokumenty: jak může sekretářka zorganizovat systém ukládání dokumentů v mladé společnosti

• Vyšší moc v archivu: Opatření v případě poškození dokumentů